Inutilizar numeração

A numeração das suas NF-e precisa ser sequencial, sem buracos. Inutilizar é avisar a SEFAZ de que uma faixa de números não foi usada e nunca será — assim a sequência fica justificada na fiscalização.

A inutilização é transmitida na hora e não pode ser desfeita: os números inutilizados não podem mais ser usados em nenhuma nota.

Quando usar

Use quando a numeração deu um salto e o número pulado não virou nota nenhuma — por exemplo, quando a série já foi usada em outro sistema, quando alguém alterou o Número na tela de emissão para um valor maior, ou depois de uma migração de sistema.

Não use nestes casos:

• Nota autorizada que precisa ser desfeita: veja Cancelar uma NF-e.
• Nota rejeitada: o número dela continua livre. O sistema sugere sempre o próximo número depois da última nota aprovada da série, então o número volta a ser usado sozinho na próxima emissão.
• Nota em digitação que você não quer mais: basta excluí-la na lista de notas.

Passo a passo

• Acesse Processos > Emitir inutilização no menu lateral.
• Preencha a Série (de 0 a 999) — é a série das notas, a mesma que aparece em Dados gerais na emissão.
• Preencha o Número inicial e o Número final da faixa. Para inutilizar um número só, repita o mesmo valor nos dois campos.
• Escreva a Justificativa: no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres, com o motivo real do salto (ela vai gravada no pedido e fica visível para a SEFAZ).
• Clique em Transmitir inutilização 1.
• Confirme na pergunta "Confirma a inutilização da numeração 10 a 12 da série 1? Essa operação não pode ser desfeita." clicando em Sim, inutilizar. Aparece "Enviando inutilização à SEFAZ..." enquanto o pedido é transmitido.

Confira antes de confirmar

Série e faixa erradas não têm volta. Se você inutilizar números que ainda pretendia usar, terá de pular para o próximo número livre nas próximas notas.

A inutilização é enviada para o mesmo ambiente da sua empresa. Se ela ainda está em homologação, o pedido vale só para o ambiente de testes — a numeração de produção continua como estava.

Como saber se deu certo?

Quando a SEFAZ aceita, o sistema mostra "Inutilização homologada pela SEFAZ." e abre o Detalhamento do documento armazenado, com:

• Tipo do Documento: Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica.
• Status do processamento: o código e o motivo devolvidos pela SEFAZ (a homologação vem como 102).
• Número inicial, Número final e a Justificativa que você digitou.

O XML da inutilização fica guardado e pode ser baixado em Download > Arquivo XML. Inutilização não gera PDF.

Consultar as inutilizações já feitas

Toda tentativa fica registrada em Notas Fiscais, inclusive as que não foram homologadas.

• Clique em Filtrar Documentos e escolha Tipo do documento = Inutilização de NF-e.
• Na lista, o tipo aparece como Inut Nfe; a coluna Número mostra o número inicial da faixa.
• Clique na linha para ver a faixa completa e a justificativa.

Mais detalhes da lista e dos downloads em Consultar notas e baixar XML e DANFE.

🛠️ Resolução de problemas

• "O número final deve ser maior ou igual ao número inicial.": a faixa está invertida. O menor número vai em Número inicial.
• "A série deve estar entre 0 e 999." / "O número inicial deve ser maior que zero." / "O número final não pode ser maior que 999999999.": confira os valores digitados; a série tem até 3 dígitos e os números até 9.
• "Mínimo de 15 caracteres" / "A justificativa deve ter no mínimo 15 caracteres.": escreva o motivo por extenso. Espaços no começo e no fim são descartados antes da contagem.
• "Campo obrigatório": série, número inicial, número final e justificativa são todos obrigatórios.
• "Inutilização não homologada (X): ...": a SEFAZ recusou o pedido e o texto após os dois-pontos é o motivo devolvido por ela — os números continuam como estavam. Os casos mais comuns são a faixa já ter sido inutilizada antes ou algum número dela já pertencer a uma nota autorizada; nesse caso ajuste a faixa e transmita de novo.
• "Inutilização não homologada (0): Falha na comunicação com a SEFAZ. Tente novamente em alguns instantes." / "... A SEFAZ está demorando para processar a inutilização. Tente novamente mais tarde.": o pedido não chegou a ser concluído. Nada foi inutilizado; repita mais tarde.
• "Inutilização não homologada (1): Não foi possível transmitir a inutilização para a SEFAZ: ...": falha no envio. A tentativa fica registrada na lista de documentos e a faixa continua livre.
• "Inutilização não homologada (0): O certificado digital da empresa está inválido: ..." / "Sua empresa ainda não possui um certificado digital configurado no sistema. Antes de testar a comunicação com a SEFAZ você precisa configurar seu certificado.": a inutilização é assinada com o mesmo certificado da emissão. Veja Certificado digital.
• "A UF da empresa não está configurada.": preencha o endereço da empresa em Dados da minha empresa.
• "Inutilização não homologada (0): O XML da inutilização está inválido: ..." / "... Não foi possível assinar a inutilização: ..." / "... A SEFAZ retornou uma resposta inesperada: ...": algum dado da empresa ou do certificado impediu a montagem do pedido. Acione o suporte com a data e a faixa que você tentou inutilizar.
• Preciso inutilizar números de um ano anterior: a tela registra o pedido sempre no ano corrente. Fale com o suporte antes de transmitir.