Notas emitidas contra sua empresa

Quando um fornecedor emite uma NF-e para o seu CNPJ, essa nota fica disponível na SEFAZ. O NFeLink busca esses documentos, envia a ciência da operação automaticamente e guarda o XML — que você depois baixa, consulta ou manifesta.

Duas telas cuidam disso:

• Processos > Buscar Notas na SEFAZ — onde você dispara a busca e acompanha o que já foi baixado e o que ainda está pendente.
• Notas Fiscais, aba Notas Recebidas — onde ficam os documentos já armazenados, junto com as suas notas emitidas.

Buscar os documentos na SEFAZ

• Acesse Processos > Buscar Notas na SEFAZ.
• Clique em Consultar documentos na SEFAZ 1.
• Acompanhe o andamento: "Processando N resumo(s) pendente(s) de ciência...", "Buscando documentos na SEFAZ..." e "Buscando documentos na SEFAZ (NSU número)..." conforme as páginas vão sendo lidas.

Ao terminar, o sistema informa o que encontrou — "Documentos localizados na SEFAZ: N resumo(s) de NF-e, N NF-e completa(s), N evento(s)." — ou "Nenhum documento novo foi localizado na SEFAZ." quando não há novidade.

Quando alguma nota nova entra, aparece também: "Ciência da operação enviada automaticamente para N documento(s), os XMLs completos que a SEFAZ ainda não liberou serão baixados na próxima consulta."

Como funciona por trás

A SEFAZ entrega primeiro só um resumo da NF-e (emitente, número, valor, chave). Para liberar o XML completo é preciso registrar a ciência da operação — o NFeLink faz isso sozinho, sem você precisar clicar em nada. Logo depois da ciência ele repete a busca; o que a SEFAZ ainda não tiver liberado vem na consulta seguinte.

A ciência é diferente da manifestação: ela só avisa que você viu a nota, não confirma nem recusa a operação. Veja Manifestação do destinatário.

Na primeira busca de uma empresa, o sistema processa apenas os documentos mais recentes (os últimos 500 da fila da SEFAZ) — o histórico anterior a isso não é baixado.

A situação de cada documento

A coluna Status da tela de busca mostra em que ponto o documento está (passe o mouse para ver a explicação):

• Ciência pendente — "A SEFAZ ainda não aceitou a ciência da operação deste documento, uma nova tentativa será feita automaticamente na próxima consulta".
• Aguardando a SEFAZ — "A ciência da operação já foi enviada, o XML completo será baixado na próxima consulta".
• Armazenado — "XML completo armazenado". É o documento pronto, já visível na aba Notas Recebidas.
• Fora do prazo — "O prazo para obter o XML completo deste documento expirou, somente o resumo está disponível".

O prazo para obter o XML completo é de 10 dias contados da emissão da nota. Passado esse prazo, o NFeLink guarda o resumo, que aparece na lista com o tipo Res Nfe. Nesse caso o detalhamento abre com o aviso "Este documento é apenas o resumo da NF-e. O prazo para manifestar a ciência da operação expirou sem que o XML completo fosse obtido da SEFAZ, portanto somente os dados abaixo estão disponíveis." — o XML completo você só consegue pedindo ao emitente.

Além das notas, a busca também traz os eventos ligados a elas (cancelamentos e cartas de correção do fornecedor). Um cancelamento recebido marca automaticamente a nota como cancelada.

O ícone de olho no fim da linha abre o detalhamento — ele aparece só nos documentos já gravados no sistema (Armazenado ou Fora do prazo). Para localizar um documento específico, clique em Filtrar Documentos e use chave de acesso, data de emissão, número, CPF/CNPJ ou nome do emitente.

O que fazer com as notas recebidas

Acesse Notas Fiscais e abra a aba Notas Recebidas. A coluna que na aba Notas Emitidas mostra o destinatário aqui mostra o Emitente — quem emitiu a nota contra você.

• Clique na linha para abrir o detalhamento completo (emitente, produtos, impostos, eventos). Em Dados do recebimento, a origem aparece como Download Automático.
• Use o menu de ações da linha para Baixar XML e Baixar PDF da DANFE. Documentos com apenas o resumo (Res Nfe) não geram PDF.
• Emitir Manifestação do Destinatário, no topo do detalhamento, registra sua posição sobre a nota — veja Manifestação do destinatário.
• O botão Buscar notas na SEFAZ, na barra superior, leva direto para a tela de busca.

Os filtros e o download em lote funcionam igual aos das notas emitidas — veja Consultar notas e baixar XML e DANFE.

🛠️ Resolução de problemas

• "Nenhum documento localizado. Utilize o botão "Consultar documentos na SEFAZ" para buscar os documentos emitidos contra o CNPJ da sua empresa.": a tela de busca ainda está vazia. Rode a consulta pelo botão; se houver filtro aplicado, clique antes em Limpar filtros.
• "Para evitar rejeição de Consumo Indevido, é necessário aguardar um intervalo de 1 hora para realizar uma nova consulta. Sua próxima consulta poderá ser feita a partir das 'HH:mm'.": a SEFAZ limita a frequência das consultas e bloqueou a sua por excesso de tentativas. Espere até o horário indicado na mensagem e tente de novo.
• "A SEFAZ rejeitou a consulta de documentos: código - motivo": o texto após o traço é o motivo devolvido pela SEFAZ. Tente novamente mais tarde; se persistir, acione o suporte com o código.
• "Sua empresa ainda não possui um certificado digital configurado no sistema. Antes de testar a comunicação com a SEFAZ você precisa configurar seu certificado.": a busca é feita com o certificado da empresa. Veja Certificado digital.
• "mensagem da busca Atenção: N documento(s) retornado(s) pela SEFAZ não puderam ser processados e foram descartados, entre em contato com o suporte.": o restante da busca foi concluído normalmente; apenas alguns documentos não puderam ser lidos. Acione o suporte informando a data e a hora da consulta.
• Aviso "Sua empresa está em HOMOLOGAÇÃO, a busca de documentos será feita no ambiente de homologação da SEFAZ.": no ambiente de homologação não existem notas reais, então a busca volta vazia. Ajuste em Dados da minha empresa.
• A nota do fornecedor não aparece: só chegam documentos emitidos para o CNPJ da empresa aberta no momento e emitidos depois que sua empresa começou a usar o NFeLink. Confira também se a nota tem menos de 10 dias — depois disso só vem o resumo. Se você tem acesso a mais de uma empresa, troque a empresa no topo do menu lateral.
• O documento aparece em Buscar Notas na SEFAZ mas não na aba Notas Recebidas: ele ainda está com status Ciência pendente ou Aguardando a SEFAZ. Rode a consulta de novo mais tarde — a aba Notas Recebidas só mostra o que já foi armazenado.
• Baixei o XML mas ele não tem os produtos da nota: o documento é do tipo Res Nfe e o arquivo guardado é o resumo, não a NF-e inteira. O XML completo precisa ser pedido ao emitente.